【初心者向け】採用担当者になったら何をするの？失敗しない仕事の手順を解説。向いている人や役割も紹介

採用活動を初めて担当することになったけど、正直、何から手をつけていいかさっぱり分かんないな…

この記事を読めば大丈夫！初めて採用担当者になった人でも分かりやすく、採用の手順を解説していくよ！

採用担当者とは？

採用担当者とは、企業が求める人材を見つけ、採用をする重要なポジションです。

＜採用担当者の役割と重要性＞
企業の成功と成長には、そこで働く人達の存在が必要不可欠。
そのため、採用担当者の仕事はとても重要なポジションといえます。
単に空席を埋めるわけではなく、会社の雰囲気や価値観、そして長期的なビジョンにマッチする人材を見極め、選考しなければなりません。
また、求職者の経験やスキルだけでなく、その人が社内でどのように活躍し、会社の将来にどのように貢献できるかを想像し、評価することも求められます。

＜採用担当者が主に担当すること＞
・採用戦略の企画
いつまでに、何名、どうやって採用するかの計画を立てます

・採用市場の調査
求人倍率や学生の動向などを調べ、採用市場の状況を把握します

・採用手法の探求
採用方法は多様化しているので常にアップデートが必要。
今、採用に強い媒体はどこか、どんなアプローチの仕方がトレンドかなど調べます

・採用業務の管理
応募者対応、面接、合否連絡、入社後のフォローアップなど

採用担当者は企業の将来を形作る上でまさに必要不可欠な存在なのです！

採用担当者が最初に苦戦するポイント

大半の採用担当者が最初に苦戦するポイントは、採用戦略の企画と実行、そして応募後の対応です。
それぞれどのような難しさがあるのかみてみましょう

採用戦略の企画・実行の難しさ

採用計画を立てるにはまず、企業の現状と目標を把握しなければいけません。
どの部署でどれだけの人手が不足しているのか、どのような人材が必要なのかを調べることから始まります。
でもそれだけではダメなんです。
採用市場や競合他社の動向、社会状況の変化など様々なことを視野に入れながら計画を立てなければいけません。
苦労して計画を立て、いざ採用活動を開始してからも
「応募が来ない」「求めている人材が集まらない」など色々な問題に直面する可能性も高いです。

応募後の対応

応募が入ってからの対応も気が抜けません。
応募者とのコミュニケーション、選考プロセスの管理、面接の調整など、細心の注意を払う必要があります。
特に、応募者への迅速な対応は競合他社に負けないためにも欠かせません。
ようやく採用までいっても
・その人が無事入社してくれるか
・長く続けてくれるか
・活躍してくれる人材か
など、採用担当者にとって気がかりなことはたくさん。
内定辞退や入社後の早期離職というケースもあるので、定着してくれるまでは気が抜けません。

採用担当に向いている人、向いていない人

採用担当者には、コミュニケーション力と組織力が必須！
逆に、協調性や変化への適応力が低い人には難しい職務です。

採用担当に向いている人の特徴

・コミュニケーション能力が高く、人と接することが好き
・細かい所も気づき、マルチタスクが得意
・柔軟性があり、臨機応変な対応ができる
・チームワークを重視し、協力して目標を達成できる
・問題解決能力が高く、新しいことへのチャレンジにも意欲的

採用担当者に向いていない人の特徴

・人とのコミュニケーションが得意ではない
・細かい作業や計画的なタスク管理が苦手
・変化や不確定な状況に対してストレスを感じやすい
・ 1人作業を好み、チームプレイが苦手
・頭が固く、新しい事を取り入れるのに抵抗がある

採用担当者と人事担当・リクルーター・総務人事部の違い

採用担当者と人事担当の違い

採用担当者は、新しい人材を見つけ、採用するまでの業務を専門的に担当します。
主に求人の作成、応募者の選定、面接の実施、そして最終的な採用決定までを行います。

一方、人事担当者は採用活動以外にも
従業員の研修、給与計算、福利厚生の管理、労務関係、従業員の評価やキャリア開発など様々な業務を担当します。
従業員が企業に入社してから退社するまでの全体をサポートするポジションなのです。

採用担当者とリクルーターの違い

リクルーターとは現場部署に所属し、採用業務に協力する人材です。
現場の社員が学生と直接連絡をとり採用活動を行うことをリクルーター制度と言い、大企業で取り入れていることが多いです。
優秀な学生と早い段階から深く関りを持ち、企業に興味を持ってもらうことが目的です。

リクルーターの役割は学生に直接企業の魅力や自分の経験伝え、より親しみやすい印象を与える事です。
採用担当者は採用のプロセス全体を管理しているため個別に対応するには限界があります。
そのためリクルーターが特定の相手とコミュニケーションをとることで採用業務をサポートしているのです。

採用担当者と総務人事の違い

総務人事は、採用や人事業務に加えて、
オフィス管理、設備管理、社内イベントの企画実施など、企業の運営に関わる幅広い業務を担当します。

総務人事の役割は、企業の運営をスムーズにし、職場環境を整えることです。
採用担当者やリクルーターが人材獲得に特化しているのに対し、総務人事は企業全体の幅広い業務に携わるのが特徴です。

採用計画を決める

効果的な採用計画の立て方

効果的な採用計画を立てるには、まず企業の現状と将来の目標を明確に理解することが必要です。
組織の成長戦略、事業計画、それに合わせてどんな人材が求められているかの把握も重要です。

採用計画にはまず、『いつまでに/どのくらいの予算で/どの職種に/何人必要か』という情報が明確にしましょう。
また、採用市場の動向や競合他社の状況も考慮して計画しなければいけません。
このあたりは状況変化が激しいので、臨機応変に計画を調整する柔軟性も大事です。

採用目標の決め方

採用目標には、短期的な目標と企業の将来ビジョンに繋がる長期的な目標があるといいでしょう。
具体的な数字で、達成可能な目標を設定することをおススメします。
新卒採用、中途採用、キャリア採用、など採用したい層によってアプローチ方法も変わるので目標設定は分けて行いましょう。
また、各部署の状況をこまめに把握し、採用目標が現場の実情と合っているか定期的な確認も忘れずに！

採用要件の決め方

採用要件を決めるにはまず
募集するポジションの責任範囲、必要なスキル、経験、資格などを明確にします。
これには、内部のステークホルダーとの協議が必要で、特に直接的に関わる部署の意見を取り入れることが大事です。
「企業の文化や値観に合う人材」、「企業の社風に合う人材」も考慮するとよいでしょう。

選考、評価の決め方

選考方法と評価基準を決める際には、公平かつ透明性があることがとても大事です。

選考方法には
書類選考、一次面接、二次面接、能力テスト、グループ面接など様々なステップがあり、
採用したいポジションによって必要なステップを変えることもあります。

評価基準は、事前に決めた採用要件に基づき
候補者の能力や経験を公正に評価するための明確なガイドラインをつくりましょう。
また、候補者の表面的なスキルだけではなく、会社の雰囲気や理念に合った人材か重要な評価ポイントになります。

採用手法を決める

採用手法はどんどん多様化し、デジタル化が進んでいます。あなたの会社にあった最適な方法を見つけましょう。

現代の採用手法とその選定基準

現代の採用手法はＷＥＢの主流化、市場の変化に伴い大きく変わりました。
たくさんの採用手法の中から求職者の行動や嗜好に合わせて、自社にマッチした手法を選ばなければいけません。

選定する際は
・ターゲットにする求職者層の特性
・採用予算
・求める人材の種類（新卒、中途、専門職など）
・企業のブランドイメージに合っているか
などを基準に考えるとよいでしょう。

その他にも採用プロセスが効率的か、応募者とのコミュニケーションの取りやすさ、
ブランドのイメージ構築に活用できるかなど、長期的な視点も重要です。

採用手法の種類

求人広告
就職フェア
社内紹介、リファラル採用
ソーシャルリクルーティング
ヘッドハンティング
インターンシッププログラム
大学や職業訓練校との連携
転職フェア
ダイレクトリクルーティング

採用手法は紙からデジタルへシフト

採用手法のトレンドは、紙ベースの求人広告からデジタル化への切り替えです。
求職者の多くがスマートフォンやパソコンから情報をようになり、求人広告のWEB化、SNS、企業の採用サイトなどデジタル化が進んでいます。
デジタル化することで情報の収集がしやすくなり、応募者とのコミュニケーションもとりやすくなります。

デジタル化することでデータ分析が正確になり、効果の測定や、改善点が見つけやすいというメリットもあります。
デジタル採用手法は、より広い範囲の候補者にリーチが可能になり、企業のニーズに合った人材を効率的に採用するためにも必要不可欠といえます。

募集要項の作成

募集要項は、応募者を引きつける企業の顔です。
初めてその会社のことを知る求職者は、募集要項をみて会社のことを判断します。
会社の魅力が求職者に伝わるよう心がけて作成しましょう。

魅力的な募集要項とは

魅力的な募集要項を作成するには、明確で具体的な情報を提示するだけでなく、応募者の興味を引く要素を盛り込む必要があります。

職務内容は詳細を記載し、応募者が具体的にどのような業務を担当するのかを理解できるようにしましょう。
必要なスキルや経験、資格などの応募資格を明確にし、自分が対象になるか判断できるようにするのも必須です。

また、募集要項にはどんな企業か、職場の雰囲気、スキルアップできるかなど、応募者が共感・期待できる情報も含めることが重要です。
これにより、応募者は自分が企業の一員としてどのように成長し、活躍できるのかイメージできます。

さらに、勤務地、勤務時間、給与、福利厚生などの具体的な条件も、応募者が判断材料とする重要な情報です。
透明性を持ってこれらの情報を提供することで、応募者の信頼を得ることができます。

応募者にアピールする方法

募集要項で応募者にアピールするには、単に条件を羅列するだけでなく、その企業ならではの魅力やエピソード、具体的な数字の情報を提示するのが効果的です。
例えば、独自の研修プログラム、キャリアアップの仕組み、社員の健康やワークライフバランスを支援する制度など、他社との差別化ポイントを前面に出しましょう。
社員にインタビューした内容を取り入れるのもおすすめです。
現在活躍している社員の経験談や、企業が直面した課題とそれを乗り越えたストーリーを共有することで、応募者の感情に訴え、企業への興味を深めることができます。
求職者自身がそのポジションで活躍している姿がイメージできるような募集要項を目指しましょう。

面接をする

効果的な面接技術と質問

効果的な面接を行うには、準備が不可欠です。
面接官は、応募者の履歴書や職務経歴書を事前に熟読し、具体的な質問を準備する必要があります。
質問は、応募者の経験、スキル、達成した成果に焦点を当てるとともに、彼らの行動特性や問題解決能力を探れるものを準備しておきましょう。

応募者の適性を見極める方法

応募者の適性を見極めるには、職務に関連する具体的な状況や課題についての質問を通じて、その人がどのように行動するかを探ることが効果的です。
行動面接技法を用いることで、応募者が特定の状況でどのように対応するのかを評価することができます。
また、応募者がどのように学習し、成長したかについての質問も、その人の適性を理解するのに役立ちます。

面接時に自社の魅力を伝えることが大切

面接は、応募者を評価するだけでなく、自社の魅力を伝え、彼らに入社の意欲を持ってもらう機会でもあります。
面接官は、社風やチームの雰囲気、キャリアアップのビジョンなど、応募者が興味を持ちそうな情報を共有することが重要です。
また、企業が直面している課題や、そのポジションが企業の目標達成にどのように貢献できるかを説明することで、応募者にとって意義のある仕事であることを強調することができます。
面接を通じて、応募者にポジティブな印象を与え、企業への入社を強く望んでもらうことが、成功の鍵といえるでしょう。